1. Toepassingsgebied

Op 21 juni 2023 heeft het Vlaams Parlement een nieuw decreet goedgekeurd tot bescherming van klokkenluiders in het onderwijs in de Vlaamse Gemeenschap. De regelgeving voor de universiteiten is opgenomen in de Codex Hoger Onderwijs van 11 oktober 2013.

De klokkenluidersregeling beoogt personeelsleden te beschermen wanneer zij uit de werkomgeving verkregen informatie over inbreuken op het Unierecht zoals vermeld in artikel V.230/2 van de Codex Hoger Onderwijs melden. De melding heeft geen betrekking op interpersoonlijke klachten die alleen de melder betreffen.

De melder is te goeder trouw en heeft gegronde redenen om te geloven dat de gemelde informatie op het moment van de melding juist is en dat die informatie binnen het toepassingsgebied van de klokkenluidersregeling valt.

2. Doel

Het doel van dit beleid bestaat er in om op ondernemingsvlak:

• De procedurele mogelijkheden op te lijsten op basis waarvan het bestaan van een potentiële inbreuk binnen de onderneming kan worden gemeld alsook;
• De personen waarop dit beleid van toepassing is, te informeren omtrent de bescherming die een melder van een bepaalde inbreuk geniet.

Op deze manier wenst de onderneming transparantie te bieden over de wijze waarop bepaalde wantoestanden binnen de organisatie kunnen worden aangekaart, zodat deze nader kunnen worden onderzocht en eventueel gepaste maatregelen genomen kunnen worden.

Huidige beleid werd in de onderneming ingevoerd met inachtneming van het binnen de organisatie bestaande regels met betrekking tot het sociaal overleg.

3. Toepassingsgebied

3.1. Materieel toepassingsgebied

Volgende (potentiële) inbreuken die door melders, of zogenaamde “klokkenluiders”, worden vastgesteld, kunnen door hen gemeld worden:

1. Alle mogelijke inbreuken (een handeling of nalatigheid) die betrekking hebben op::
2. overheidsopdrachten;
3. financiële diensten, producten en markten, voorkoming van witwassen van geld en terrorismefinanciering;
4. productveiligheid en productconformiteit;
5. veiligheid van het vervoer;
6. bescherming van het milieu;
7. stralingsbescherming en nucleaire veiligheid;
8. veiligheid van levensmiddelen en diervoeders, diergezondheid en dierenwelzijn;
9. volksgezondheid;
10. consumentenbescherming;
11. bescherming van de persoonlijke levenssfeer en persoonsgegevens, en beveiliging van netwerk- en informatiesystemen;
12. bestrijding van belastingfraude;
13. sociale fraudebestrijding.

Elk inbreuk op de wettelijke of reglementaire bepalingen of de rechtstreeks toepasbare Europese bepalingen, evenals op de bepalingen genomen in uitvoering van de voormelde bepalingen valt onder het toepassingsgebied van deze wet;

1. Inbreuken waarbij de financiële belangen van de Unie worden geschaad.
2. Inbreuken betreffende de interne markt (met inbegrip van inbreuken op de Unieregels inzake mededinging en staatssteun).

3.2. Personeel toepassingsgebied

Dit beleid is van toepassing op eenieder die in een werkgerelateerde context (potentiële) inbreuken op het Unierecht vaststelt en meldt, de zogenaamde “klokkenluiders”.

Als klokkenluider in de zin van het huidige beleid kunnen worden beschouwd:

• Werknemers van de onderneming, voormalige werknemers van de onderneming en kandidaten in het kader van een aanwerving binnen de onderneming;
• Zelfstandigen, aannemers en onderaannemers en hun personeel of aangestelden met wie de onderneming samenwerkt;
• Aandeelhouders en leden van het bestuurs-, leidinggevend of toezichthoudend orgaan van de onderneming (inclusief de niet bij het dagelijks bestuur betrokken leden);
• Leveranciers met wie de onderneming samenwerkt en hun personeel;
• Vrijwilligers en stagiaires;

Dit beleid is eveneens van toepassing op:

• Facilitators (een persoon die de klokkenluider bijstaat in het meldingsproces en wiens bijstand vertrouwelijk moet zijn);
• Derden die verbonden zijn met de klokkenluiders en die het risico lopen op represailles (zoals collega's of familieleden van de melder);
• Juridische entiteiten die eigendom zijn van, of in een werk gerelateerde context verbonden zijn met de klokkenluiders.

4. Meldingsprocedure

4.1. Algemeen

De klokkenluidersregelgeving maakt het onderscheid tussen 3 types van rapporteringskanalen:

1. Interne meldingen
2. Externe meldingen
3. Openbaarmaking

Een persoon die een (potentiële) inbreuk vaststelt, kan dit steeds melden via het meest geschikte en meest toegankelijke kanaal.

Klokkenluiders die binnen de organisatie een melding wensen te maken over een potentiële inbreuk als boven omschreven, hebben de mogelijkheid om dit schriftelijk en/of mondeling te doen.

Klokkenluiders worden evenwel aangemoedigd in eerste instantie de interne meldingsprocedure te volgen, alvorens eventueel tot een externe melding over te gaan. Op deze wijze kan ter plaatse, binnen de onderneming, op een doeltreffende en snelle manier naar een oplossing gezocht worden en kan er onmiddellijk en pragmatisch worden gehandeld.

4.2. Interne melding

4.2.1. Procedure interne melding

Personeelsleden die in het kader van een werkgerelateerde context een inbreuk willen melden kunnen hiervoor terecht bij de contactpersoon van het intern meldingskanaal die fungeert als ontvanger van de melding.

Contact nemen kan via een van de volgende kanalen:

• E-mail: whistleblower@ams.ac.be
• Per brief gericht aan:
• Wim Van Driessen
• Boogkeers 5
• 2000 Antwerpen
• In persoon een afspraak maken op het nummer: +32 3 265 49 42

Elk van de bovengenoemde kanalen wordt op een veilige manier beheerd, zodat de vertrouwelijkheid van de identiteit van de klokkenluider en van elke door hem genoemde derde partij gewaarborgd is, aangezien onbevoegde personeelsleden geen toegang hebben tot deze interne meldingskanalen.

De bevoegde personen garanderen steeds een neutrale en onafhankelijke opvolging van de melding en de afwezigheid van het ontstaan van eventuele belangenconflicten. De bevoegde personen zullen zich steeds op een professionele en integere manier gedragen, waarbij de melding met de nodige discretie zal worden behandeld en waarbij een zorgvuldige opvolging en afhandeling van de ontvangen melding wordt verzekerd.

4.2.2. Opvolging interne melding

Binnen 7 dagen na het indienen van een melding ontvangt de klokkenluider een ontvangstbevestiging.

Binnen een redelijke termijn, en uiterlijk binnen 3 maanden na het ontvangen van de ontvangstbevestiging, zal feedback verstrekt worden aan de klokkenluider omtrent de geplande of genomen maatregelen naar aanleiding van de melding, alsook omtrent de redenen van deze opvolging. Deze feedback bevat geen details over specifieke personen en kan dan ook eerder van algemene aard zijn.

Feedback kan betrekking hebben op:

• de doorverwijzing naar andere kanalen of procedures in geval van meldingen die uitsluitend de individuele rechten van de melder betreffen;
• beëindiging van de procedure wegens onvoldoende bewijs of om andere redenen;
• de start van een intern onderzoek en eventueel de bevindingen daarvan en maatregelen om het gestelde probleem aan te pakken.

4.3. Externe melding

4.3.1. Procedure externe melding

De klokkenluider kan eveneens gebruik maken van een extern meldingskanaal, hetzij nadat reeds een interne melding werd gedaan, hetzij door rechtstreeks een beroep te doen op een externe meldingskanaal, als deze geschikter wordt geacht. De melding kan zowel mondeling als schriftelijk gedaan worden.

Voor de universiteiten treedt, zoals bepaald in de Codex Hoger Onderwijs, het college van regeringscommissarissen op als extern meldpunt.

Externen moeten een melding doen bij het college van regeringscommissarissen.

Inbreuken kunnen aan het college bij voorkeur via email gemeld worden op volgend adres: meldpunt.rc@ond.vlaanderen.be .

Het Regeringscommissariaat kan desgewenst eveneens gecontacteerd worden via volgende kanalen:

Meldpunt Regeringscommissariaat Hoger Onderwijs
Consciencegebouw, toren 7C, bus 915
Koning Albert II-laan 15
1210 Brussel

Telefoon: +322 553 98 15

Informatie over het extern meldpunt kan worden geraadpleegd via de website Meldpunt voor klokkenluiders hoger onderwijs (vlaanderen.be)

De regeringscommissaris is gebonden aan het beroepsgeheim; persoonlijke gegevens en de melding worden strikt vertrouwelijk behandeld. De identiteit van de melder wordt nooit bekend gemaakt.

4.3.2. Opvolging externe melding

Als een klokkenluider een melding doet bij het college wordt eerst een vooronderzoek naar de ontvankelijkheid van de melding gevoerd. Uiterlijk zeven dagen na de ontvangst van de melding wordt aan de melder (indien geen verzet noch gevaar voor bescherming van zijn identiteit) de ontvangst van de melding meegedeeld alsook of de melding al dan niet kan worden behandeld en of de melder op basis van de meegedeelde informatie een beschermingsstatus geniet. Binnen drie maanden na de ontvangstmelding wordt de melder op de hoogte gebracht van de eventuele vervolgstappen. Dit kan zowel de inhoud van de melding als de beschermingsstatus betreffen.

4.3.3. Openbaarmaking

Klokkenluiders die een mogelijke inbreuk openbaar maken, via bijvoorbeeld de pers of andere publieke media, genieten enkel van de bescherming vastgesteld overeenkomstig de wet van 28 november 2022 indien volgende voorwaarden in aanmerking worden genomen:

1. De klokkenluider deed eerst een interne en/of externe melding, waarvoor binnen de vastgestelde termijn geen passende maatregelen werden genomen (het niet ontvangen van feedback is geen voldoende reden voor het genieten van bescherming).

Of

1. De klokkenluider heeft gegronde redenen om aan te nemen dat:
   1. de inbreuk een dreigend of reëel gevaar kan zijn voor het algemeen belang, bijvoorbeeld indien er sprake is van een noodsituatie of een risico op onherstelbare schade; of
   2. er in geval van externe melding een risico op represailles bestaat, of het niet waarschijnlijk is dat de inbreuk doeltreffend wordt verholpen, wegens de bijzondere omstandigheden van de zaak, omdat bijvoorbeeld bewijsmateriaal kan worden achtergehouden of vernietigd, of een autoriteit kan samenspannen met de pleger van de inbreuk of bij de inbreuk betrokken is.

4.3.4. Register van meldingen

Alle ontvangen meldingen worden geregistreerd op een veilige en confidentiële wijze. Daartoe wordt door de meldingsbeheerder een specifiek register bijgehouden met alle ontvangen meldingen.

Wanneer voor de melding een opgenomen telefoon- of fysiek gesprek of een ander opgenomen voicemailsysteem wordt gebruikt, heeft de onderneming, met toestemming van de klokkenluider, het recht de mondelinge melding op een van de volgende manieren vast te leggen:

• door een duurzame en terug te vinden opname van het gesprek te maken; of
• door een volledig en nauwkeurig verslag van het gesprek door de meldingsbeheerder.

De onderneming zal de klokkenluider de gelegenheid geven het verslag van het gesprek te controleren, te corrigeren en goed te keuren door het te ondertekenen.

Wanneer voor de melding gebruik wordt gemaakt van een niet-opgenomen telefoon- of fysiek gesprek, of een ander niet-opgenomen voicemailsysteem, heeft de onderneming het recht de mondelinge melding vast te leggen in de vorm van een nauwkeurig verslag van het gesprek dat wordt gevoerd door de meldingsbeheerder.

De onderneming stelt de klokkenluider in de gelegenheid het verslag van het gesprek te controleren, te corrigeren en goed te keuren door het te ondertekenen.

5. Geheimhoudingsplicht

De identiteit van de klokkenluider die, conform dit beleid, een melding doet, mag in geen geval zonder diens vrije en uitdrukkelijke toestemming worden bekendgemaakt aan andere personen dan de meldingsbeheerders. Dit geldt ook voor alle andere informatie waaruit de identiteit van de melder direct of indirect kan worden afgeleid.

De interne kanalen zijn zoveel als mogelijk beveiligd om de vertrouwelijkheid van de identiteit van de klokkenluider en de in de melding genoemde derden te waarborgen, alsook de toegang door onbevoegde personeelsleden te verhinderen.

In afwijking van het vorige lid kan de identiteit van de klokkenluider worden bekendgemaakt wanneer zulks krachtens de wetgeving noodzakelijk en evenredig is in het kader van onderzoeken door nationale autoriteiten of in het kader van gerechtelijke procedures, met name ter bescherming van de rechten van de verdediging van de betrokkene.

6. Beschermings- en ondersteuningsmaatregelen

6.1. Verbod op represailles

Elke vorm van represailles tegen klokkenluiders die een mogelijke inbreuk conform dit beleid melden, waaronder dreigingen met en pogingen tot represailles, is verboden, met name op de volgende wijzen:

• schorsing, tijdelijke buitendienststelling, ontslag of soortgelijke maatregelen;
• degradatie of weigering van bevordering;
• overdracht van taken, verandering van locatie van de arbeidsplaats, loonsverlaging, verandering van de werktijden;
• het onthouden van opleiding;
• negatieve prestatiebeoordeling of arbeidsreferentie;
• het opleggen of toepassen van een disciplinaire maatregel, berisping of andere sanctie, zoals een financiële sanctie;
• dwang, intimidatie, pesterijen of uitsluiting;
• discriminatie, nadelige of ongelijke behandeling;
• niet-omzetting van een tijdelijke arbeidsovereenkomst in een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd, in het geval de werknemer de gerechtvaardigde verwachting had dat hem een dienstverband voor onbepaalde tijd zou worden aangeboden;
• niet-verlenging of vervroegde beëindiging van een tijdelijke arbeidsovereenkomst;
• schade, met inbegrip van reputatieschade, met name op sociale media, of financieel nadeel, met inbegrip van omzetderving en inkomstenderving;
• opname op een zwarte lijst op basis van een informele of formele overeenkomst voor een hele sector of bedrijfstak, waardoor de persoon geen baan meer kan vinden in de sector of de bedrijfstak;
• vroegtijdige beëindiging of opzegging van een contract voor de levering van goederen of diensten;
• intrekking van een licentie of vergunning;
• psychiatrische of medische verwijzingen.

6.2. Ondersteuningsmaatregelen

Elke beschermde persoon (klokkenluider, facilitator, derden of juridische entiteiten die met de melder in verband staan) die meent slachtoffer te zijn van of bedreigd te worden met een represaille in professionele context, kan een met redenen omklede klacht indienen bij de federale coördinator, die een buitengerechtelijke beschermingsprocedure opstart. Deze mogelijkheid geldt onverminderd het recht van de beschermde persoon om zich rechtstreeks tot de Arbeidsrechtbank te wenden.

De klokkenluider heeft toegang tot het Federaal Instituut voor de bescherming en bevordering van de Rechten van de Mens (FIRM) wat betreft onderstaande, wettelijk voorziene ondersteuningsmaatregelen:

• volledige en onafhankelijke informatie en adviezen, die gemakkelijk en kosteloos toegankelijk zijn, over de beschikbare remedies en procedures die bescherming bieden tegen represailles, alsmede over de rechten van de betrokkene, met inbegrip van zijn rechten op vlak van bescherming van persoonsgegevens.
• technisch advies ten aanzien van elke autoriteit,
• rechtsbijstand in grensoverschrijdende strafrechtelijke en burgerlijke procedures,
• technische, psychologische, media-gerelateerde en sociale ondersteuning voor klokkenluiders,
• financiële bijstand aan klokkenluiders in het kader van gerechtelijke procedures,

6.3. Voorwaarden

Klokkenluiders komen in aanmerking voor bescherming mits voldaan is aan volgende voorwaarden:

• ter goede trouw zijn en dus gegronde redenen hebben gehad om aan te nemen dat de gemelde informatie betreffende de mogelijke inbreuken, op het moment van de melding juist was; en
• dat de informatie binnen het toepassingsgebied van de wet viel; en
• een interne of externe melding, dan wel een openbaarmaking hebben gedaan, overeenkomstig de wet.

Ook anonieme klokkenluiders genieten onder bovenstaande voorwaarden van bescherming wanneer zij later zijn geïdentificeerd en het slachtoffer worden van represailles.

7. Verwerking persoonsgegevens

Elke verwerking van persoonsgegevens wordt uitgevoerd in overeenstemming met de Europese Verordening 2016/679 “AVG” (GDPR) en de wettelijke bepalingen inzake de bescherming van personen met betrekking tot de verwerking van hun persoonsgegevens.

Persoonsgegevens die duidelijk niet relevant zijn voor de verwerking van een specifieke melding moeten (overeenkomstig het beginsel van minimale gegevensverwerking) niet verzameld worden, of indien onbedoeld verzameld, onmiddellijk gewist worden.

8. Sancties

De wetgeving voorziet in sancties tegen elke persoon (natuurlijke of rechtspersoon) die:

• een melding belemmert of tracht te belemmeren,
• represailles neemt tegen de klokkenluider,
• onnodige of tergende procedures aanspant tegen de klokkenluider,
• de verplichting tot geheimhouding van de identiteit van de klokkenluider schendt.

Klokkenluiders genieten bescherming wanneer voldaan is aan de voormelde voorwaarden. De wetgeving voorziet sancties wanneer echter wordt vastgesteld dat zij opzettelijk valse informatie hebben gemeld of openbaar hebben gemaakt.

Personen die schade lijden als gevolg van dergelijke meldingen of openbaarmakingen hebben recht op schadevergoedingsmaatregelen overeenkomstig de contractuele of buitencontractuele aansprakelijkheid.

9. Inwerkingtreding en wijzigingen beleid

Dit beleid treedt in werking op 1 december 2023 voor onbepaalde tijd, behoudens wijzigingen in de wetgeving ter zake of wijzigingen door de onderneming.

De onderneming behoudt zicht het recht voor het beleid te allen tijde eenzijdig te kunnen wijzigingen. De meest recente versie van dit beleid is steeds raadpleegbaar op het intranet.